Conciliação bancária: o que é e como saber se está sendo feita na sua empresa

Conciliação bancária é a conferência entre o que está registrado no sistema financeiro da empresa e o que de fato aconteceu na conta bancária. Cada entrada e cada saída do extrato precisa corresponder a um lançamento no sistema, e vice-versa.

Parece uma tarefa burocrática. Na prática, é o que garante que os números da empresa sejam verdadeiros.

Um exemplo simples

O sistema mostra que, na última semana, quatorze clientes pagaram suas mensalidades. O extrato mostra doze créditos. Onde estão os outros dois?

Pode ser que tenham pago em outra conta. Pode ser que o pagamento tenha sido registrado como recebido por engano. Pode ser que um cliente tenha pago dois boletos de uma vez. Sem conciliação, ninguém descobre. E a empresa segue com uma informação errada sobre quem pagou e quem deve.

O que a conciliação revela

Quando feita com regularidade, a conciliação costuma encontrar:

• Clientes que pagaram e continuam marcados como devedores. Cobrar quem já pagou é um dos erros que mais desgastam a relação com o cliente.
• Clientes marcados como pagos que não pagaram. O valor some do radar da cobrança.
• Recebimentos sem identificação. Depósitos e transferências que ninguém sabe de quem são.
• Tarifas e cobranças bancárias indevidas. Pacotes de serviços, taxas de boleto acima do contratado.
• Pagamentos duplicados a fornecedores.
• Diferenças nas vendas de cartão, entre o valor vendido, a taxa cobrada e o valor que caiu na conta.

Com que frequência fazer

O ideal é conciliar diariamente ou, no mínimo, uma vez por semana. Quanto maior o intervalo, mais difícil fica identificar a origem das diferenças. Uma conciliação feita uma vez por mês, ou só quando o contador pede, costuma virar um trabalho de investigação, não de conferência.

Sinais de que não está sendo feita

Algumas perguntas ajudam a identificar:

• O saldo do sistema bate com o saldo do banco hoje?
• Existe algum recebimento no extrato que ninguém sabe de quem é?
• Algum cliente já reclamou de ter sido cobrado por algo que já pagou?
• Quando você pede o relatório de contas a receber, confia nos números?

Se a resposta a qualquer uma delas for "não sei", é provável que a conciliação esteja atrasada ou não esteja acontecendo.

Por que ela vem antes de tudo

Fluxo de caixa, relatório de inadimplência, análise de despesas: todos dependem de lançamentos corretos. Sem conciliação, esses relatórios são construídos em cima de uma base que pode estar errada.

Por isso, quando uma empresa começa a organizar o financeiro, a conciliação bancária é quase sempre o primeiro passo. É ela que transforma o sistema em um retrato fiel do que acontece na conta.