Analista financeiro contratado ou BPO: a conta completa antes de decidir

Quando o financeiro começa a pesar, a reação mais comum do dono é contratar alguém. É uma decisão compreensível: a pessoa fica dentro da empresa, está disponível, conhece a rotina de perto. Para muitas empresas, é o caminho certo.

Mas a comparação costuma ser feita de forma incompleta. Olha-se o salário de um lado e a mensalidade de um serviço terceirizado do outro, e a decisão é tomada com base nisso. A conta real tem mais itens.

O custo que aparece na folha

O salário é só o começo. Sobre ele incidem férias com o adicional de um terço, décimo terceiro, FGTS e, dependendo do regime tributário da empresa, contribuição previdenciária patronal. Somam-se vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios que a empresa oferece.

O peso desses encargos varia bastante conforme o enquadramento da empresa. Por isso, a recomendação é pedir ao seu contador o custo total mensal de um funcionário com o salário que você pretende pagar. O número costuma ser bem maior do que o salário.

O custo que não aparece na folha

Alguns custos não entram em nenhuma planilha, mas existem:

• Seleção. Tempo para anunciar a vaga, entrevistar e escolher.
• Treinamento. Os primeiros meses são de adaptação, e quem ensina geralmente é o próprio dono.
• Estrutura. Computador, licença de sistema, espaço físico.
• Cobertura. Nas férias, faltas e afastamentos, a rotina para ou volta para as mãos de alguém.
• Rotatividade. Se a pessoa sai, o processo recomeça, e parte do conhecimento vai embora com ela.
• Passivo trabalhista. Se o funcionário é da empresa, o risco trabalhista é dela. Com a DAP Finance, o funcionário é da DAP e o risco trabalhista fica com a DAP.

O custo mais esquecido: a supervisão

Esse é o ponto que mais pesa e o que menos aparece. Um funcionário financeiro precisa de alguém que confira o trabalho dele. Em empresas pequenas e médias, esse alguém é o dono.

É comum ouvir de empresários que delegaram o financeiro e, meses depois, descobriram que as coisas não estavam sendo feitas: pagamentos atrasados, cobranças esquecidas, conciliação parada. Não necessariamente por má-fé. Muitas vezes a pessoa não tinha a especialização necessária, ou estava sobrecarregada, e não havia ninguém conferindo.

Quando o dono não tem tempo nem conhecimento técnico para supervisionar, a contratação resolve só uma parte do problema.

Quando contratar faz mais sentido

Há situações em que ter uma pessoa interna é a melhor escolha:

• O volume de trabalho financeiro é alto o suficiente para ocupar alguém em tempo integral.
• A rotina exige presença física constante, como caixa, tesouraria ou manuseio de documentos.
• A empresa já tem um gestor financeiro capaz de treinar e supervisionar.

Quando terceirizar faz mais sentido

A terceirização tende a funcionar melhor quando:

• O volume não justifica uma pessoa em tempo integral, mas é grande demais para o dono fazer sozinho.
• Não há ninguém na empresa com conhecimento técnico para supervisionar o trabalho financeiro.
• A empresa precisa de continuidade: a rotina não pode parar por férias ou saída de funcionário.
• O dono quer processo e conferência, e não apenas alguém executando tarefas.

Existe um meio-termo

Algumas empresas mantêm uma pessoa interna para tarefas do dia a dia, como receber documentos, atender fornecedores e conferir notas, e terceirizam a parte técnica: conciliação, cobrança estruturada, relatórios. É uma combinação que costuma funcionar bem em empresas em crescimento.

Como decidir

Coloque lado a lado o custo total de um funcionário (com o número que o seu contador informar), o tempo que você gastaria supervisionando e o risco de a rotina parar. Do outro lado, a mensalidade de um serviço terceirizado com o escopo equivalente.

A decisão certa depende do seu momento. O importante é que seja tomada com a conta completa.